Seneler önce SAP’de CO(Maliyet ve Yönetim Muhasebesi) danışmanı olarak görev yaparken müşterinin dilinden konuşmanın ne kadar önemli olduğunu keşfetmiştim. Sanıyorum bu iyi bir danışman olmanın ilk adımlarından biriydi. Siz bir ürün sunuyordunuz ve o ürün belli çözümler içeriyordu ama müşteri başka bir şeyler anlatıyordu çözümlerle müşterinin isteklerini paralel hale getirmek o işi yapan danışmanın ustalığına kalıyordu. İşte bu işi en iyi yapanlar da Kıdemli Danışman(Senior Consultant) olarak anılıyordu. Bu tabii kolayca olabilen bir iş değildi. Genç Danışmanlık’tan(Junior Consultant) Kıdemli Danışman’a(Senior Consultant) ulaşan yol çakıllı ve epey engebeliydi.
İşte bu yazının amacı da bu yolu yürüyen genç kardeşlerime engelleri nasıl aşabileceklerine , nasıl iyi bir kıdemli danışman olabileceklerine dair birkaç ipucunun paylaşılmasıdır.
SAP Danışmanlığı’ndan Kıdemli İş Danışmanlığı’na ulaşan yolumda neler öğrendim, olaylardan nasıl sonuçlar çıkardım.
Ünlü filozof Sokrates’in unutulmaz bir sözü vardır: Bildiğim bir şey varsa o da hiç bir şey bilmediğimdir. Ben bu sözü Almanların “Man lernt nie aus” deyimiyle birleştiriyorum. Almanlar öğrenmek hiçbir zaman bitmez diyorlar. Sokrates te o hali ile bile hiç bir şey bilmediğini söylüyor. Demek ki hiçbir zaman ben oldum dememek gerekiyor. Her zaman öğrenecek-sonuçlarından ders çıkaracak bir şeyler vardır. İyi bir danışman olabilmek için ilk önemli düstur öyleyse hiçbir zaman ben oldum dememektir ve her zaman her yaşta yeni bir şeyler öğrenmeye hazır olmak demektir.
İkinci olarak çalışmaya emek vermeye hazır olmak ve işine gönül bağıyla bağlı olmayı sayabilirim. Aksi takdirde kısıtlı bir zaman içinde geceleri geç vakte kadar ya da Cumartesi Pazar demeden çalışmak nasıl açıklanabilir ki. Elbette ki bu çok çalışmanın karşılığını maddi manevi alabilirsiniz. Hedefiniz iyi çalışmak ve üzerinize aldığınız işi layıkı ile tamamlamak olsun. Gerisi gelecektir zaten. Ben bu ilkeyle çalışıp ta bu sektörde karşılık bulamayana rastlamadım. Olmuşsa da büyük talihsizlikler olmuştur ya da o kişi önemli yanlışlıklar yapmıştır.
Üçüncü önemli konu sadece çalıştığı konu ile ilgili değil ilgili işletmedeki büyük resmi görebilmektir. Genel olarak o işletmenin tüm iş süreçlerine, vizyon ve misyonuna hakim olunmasıdır. Stratejik olarak ne gibi kararlar alınıyor. İşletme hangi yolda ilerliyor. Bilinmesi gerekir. Elbette bu konulara detaylı hakim olmaya gerek yoktur ama büyük resme genel olarak hakim olmak projede doğru bir başlangıçtır.
Evet geldik en önemli konulardan birine, yani en başta anlattığım “Müşterinin dilinden konuşmak” sözüne. Öncelikle bir danışmanın karşısında O danışmanın yaptığı işi işletmede yerine getiren bir uzman diyelim. Bu uzmanın en önemli özelliği işini çok iyi yapabilmesidir. Şimdi biz bu işini elimizdeki ürünle nasıl daha iyi yapabileceğini-önceden yapamadıklarını da yeni ürün vasıtası ile yapabileceğini göstermemiz gerekir. Bunu yaparken dinlemeyi sorunlarını çözmeyi amaçlamalıyız. Bir başka deyişle müşterinin dilinden konuşabilmek için öncelikle onu iyi dinlemekten ve müşterinin sorunlarını saptamaktan geçer.
Bu müşterinin dilinden konuşabilmek yani masanın öbür tarafında da oturmak sözü elbette sadece herhangi bir ERP ürününün danışmanlığını yapan kişiler için değildir. Bu işi iş danışmanlığı ya da iş analistliği çerçevesinde de yapan kişilerin bu anlamda kendi işleriyle ilgili tüm iş süreçlerine hakim olmaları gerekmektedir.
Müşteri ile iyi ilişki kurabilmek, sorunlarını anlayabilmek onun projeye ayırdığı zamanı iyi yönetebilmek te bir diğer önemli konudur. Proje Kavramsal tasarım-Detay Tasarım-Test ve Uyarlama -Canlı kullanıma Geçiş gibi belli aşamalardan oluşur ve hepsinin zamanları bellidir. Belli bir zaman dilimi içinde müşterinin bize ayırdığı zamanı maksimize etmek ve sadece maksimize etmekle kalmayıp o zamanı efektif olarak yönetmek te bire bir danışmanın işlerinden biridir. Yalnız burada çok önemli bir ayrıntıya dikkat çekmek isterim: Müşteri’nin dilinden konuşmak demek onun her istediğini yapmak anlamına gelmez. Bu çerçevede aşağıdaki konulara özellikle dikkatinizi çekmek isterim:
- Projenin kapsamı dahilinde kalmak. Müşterinin ek isteklerini değişiklik talebi(Change Request) olarak değerlendirerek bu talepleri Proje Yönetimi’ne ulaştırmak.
- Proje rollerine sadık kalmak. Bir projede danışman ne iş yapar, müşteri tarafını hangi sorumluluklar beklemektedir. Bunlar Proje ve Kaynak planlarında belirtilir. Bu planlarda müşteriye verilen sorumlulukları danışmanın üstlenmemesi gereklidir. Sonuçta herkes görevini yapmalıdır ki proje başarıya ulaşsın.
Yukardaki ana ilkelerden yola çıkarak diğer ipuçlarını da aşağıdaki şekilde sıralayabilirim:
- Söz uçar yazı kalır. Bu ilkeyi asla unutmayın. Projenin kötü gidişatında ben demiştim söylemiştim demenin hiçbir faydası yoktur. Ben yazmıştım size bildirmiştim demek gerekir. Proje çerçevesinde önemli gördüğünüz aksiyon alınması gereken her şeyi üstlerinize bildirin. Ve bunu mutlaka yazılı yapın.
- Proje kapsamını-Fazlarını-Hedeflerini kısaca Proje ile ilgili her türlü bilgiyi Proje Yönetimi’nden dikkatlice alın. Satış sırasında müşteriye nasıl sözler verilmiş, bunların ne kadarı gerçekleştirilebilir. Gerçekleştirilemiyorsa müşteriyi bu konuda nasıl ikna etmek gerekir. Bu çalışmaları hep Proje yönetimi ile koordinasyon içinde yapın. Unutmayın bu çalışmaları yaparken Şirket içi dinamikleri mutlaka göz önünde bulundurmanız gereklidir nedenle proje hedeflerine aykırı düşecek kendi şirketinizi zor durumda bırakacak konuşmalardan kaçınmanız gerekmektedir.
- Diyelim ki çok uğraşmanıza rağmen projede ilerleme sağlanamıyor. Bir takım sorunlar oluştu. Bu durumda sorunları çözmek için uğraşın ama ilerleyemiyorsanız sorunları Proje Yönetimi’ne ve Proje Yönetim Kurulu’na eskale edin ve onlardan aksiyon bekleyin ve mutlaka bu aksiyonu almalarını sağlayın, kısaca işinizi takip edin. Bu takip mutlaka proje dökümanları bazında(açık işler takip dökümanı) yapılmalıdır. Bu aksiyon her türlü uğraşınıza rağmen alınamıyorsa bu durumda bunu da yazılı olarak bildirin.
- Açık işler takip dökümanı projenin sonuna kadar her hafta gözden geçirilmeli açık işlerin nasıl tamamlanacağına dair bütün bilgiler orada yer almalıdır. Proje sonlanmadan önce açık işler takip dökümanında da hiçbir açık işin kalmaması gereklidir. • Herhangi bir ürünün danışmanlığını yapanlar için şunu söyleyebilirim sadece danışmanlığını verdiğiniz ürünün özelliklerini bilmeniz yeterli değildir, aynı zamanda kavramsal bilgiye ve ilgili işletmenin iş süreçlerine de hakim olmanız gerekmektedir.
- Aynı kural iş danışmanları ve iş analistleri için de geçerlidir. İşletmede bulunan ERP sisteminden bağımsız süreçlerin belirlenmemesi gerekmektedir. İş Danışmanlarının da İş analistlerinin de ERP sistem bilgilerinin genel olarak ta olsa hakim olmaları gerekmektedir.
- Proje Yönetimi’ne destek olmak – Fazların zamanında başarıyla bitmesini sağlamak. Projede oluşabilecek darboğazları(proje ekibinden veya müşteri tarafından kaynaklanabilecek gecikmeler, kaynak yetersizliği, proje hedefi ile ilgili oluşacak sıkıntılar v.b.) zamanında Proje Yönetimi’ne bildirmek te önemli konular arasındadır.
- Bir danışmanın her zaman ulaşılabilir olması gerekmektedir. O nedenle mutlaka maillerinizi ve mesajlarınızı düzenli olarak kontrol etmeniz gerekmektedir. Tabii telefonunuzun da hiçbir zaman kapalı olmaması gerektiğini söylemiyorum bile.
- Her projede mutlaka bir deneyim kazanırsınız, Ne kadar çok tamamlanan proje o kadar çok deneyim demektir.
Asla aklınızdan çıkarmayın Danışmanlık –Geleceğe Yapılan Yatırımdır. Yapılan her iş başkasını memnun etmek gibi görünse de aslında siz kazanıyorsunuz, bilginize bilgi katıyorsunuz ve gün geçtikçe daha değerli hale geliyorsunuz.
http://www.ttptr.com/blog/iyi-bir-danisman-olmak.html
